ポートフォリオをメールで送る場合のマナーとポイント！例文あり

Webデザイナーとして就職・転職活動するときにメールでやり取りをする時に「ポートフォリオをメールで送るときのマナーってあるのかな？」「内容って何を書いたらいいのだろう？」と思っていませんか？

この記事で紹介する『ポートフォリオをメールで送るポイント』を実践すると、基本マナーが押さえられ、担当者に良い印象を与えることができます。

メール添付する時の基本はビジネスメールと同じですが、送る場合の例文とマナーとポイントをまとめた「送り方のチェックリスト」もご紹介します。

記事を読み終えると、ポートフォリオをメールで送る内容に悩んだり迷ったりすることは一切なく、好印象を与えるメールの送り方がわかります。

ポートフォリオをメール送るときの書き方

採用担当者は毎日多くのメールを受け取っています。ポートフォリオをメール送る場合考えないといけないのは、メールが簡潔に伝わるような件名・内容にする必要があります。

メールの件名は「用件＋名前」でわかりやすくする

件名は採用担当者がメールを受信をした時にどんな連絡が「誰から」と「どのような用件」かすぐに伝わるように「用件」と「名前」を記載しましょう。
後で検索することもあるのでおすすめです。

Webデザイナー応募の件／氏名（フルネーム）
ポートフォリオご送付の件／氏名（フルネーム）

例えば、ただ「採用の件」や「応募の件」のような書き方だと、後回しにされてしまったり、見落とされてしまったりする可能性があるので、わかりやすい件名にすることが大切です。また、件名に「よろしくお願いします」などを書くと、迷惑メールとしてブロックされることがあるので注意が必要です。

メール本文の書き方

ポートフォリオを送付するときのメールは分かりやすいの文面にしましょう。
「応募者からポートフォリオが送られてきた」ことを伝えるのがメールの目的です。礼儀正しさや熱意をアピールをしたくて志望動機や自己PRを長々書いたりするのは避けましょう。かえってマイナスのイメージにつながることもあります。

なので本文には「相手の方の名前」「あいさつと自分の名前」「用件」「自分の言葉」「締めのあいさつ」「署名」を、読みやすいレイアウトを心掛けて文面をまとめて作成しましょう。
志望動機や自己PRはポートフォリオに記入してくださいね。

署名の書き方

署名欄は、自分の連絡先を正確に記載します。
「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」をそれぞれ改行して文末に記載しましょう。
電話番号は普段つながりやすいものにします。メールアドレスは会社ではなく個人のメールアドレスを使用しましょう。

メール送信時のポートフォリオデータにはひと工夫を

ポートフォリオをメールで送る時のデザインデータは、データサイズと保存形式に注意が必要です。
大前提ですが、企業からサイズや保存形式に指定がある場合、企業側はこの指定を守って用意ができるか、作業できるかを確認しています。データ・保存形式に指定があることが多いので、募集要項を確認して用意します。採用担当の方が受け取りやすいことを意識してください。

ポートフォリオの容量が大きすぎないように

データを送る時のデータサイズに決まりはないし、送付するデータの形式やファイルサイズの上限などに関しての明記がないことが多いですが、目安として2MB以下になるように用意します。

とても大きいデータサイズだとメールで送付できないことや、パソコンでデータを開くのに重くて時間がかかってしまいます。データが重いとそれだけでストレスになってしまうので、重いデータの場合は圧縮をしてデータサイズを軽くしたり、ストレージサービスを使って共有をして送るようにしましょう。

ポートフォリオのデータをまとめる

どうしてもデータが重くなってしまう…という場合は、Webサイトを作成して「その他の作品については以下のURLをご参照下さい」などとする方法も可能です。

対策として、無料の大容量ファイル転送サービスが便利です。指定のURLへアクセスしてデータをダウンロードしてもらう事ができます。
・GigaFile・データ便 ・firestrage などが有名です。
大容量ファイル転送サービスを利用する時は、複数のデータをひとつのフォルダにまとめ、ファイルを「圧縮」して送ります。

ポートフォリオが重いという理由で不採用にすることはもちろんありませんが、どんなに良い内容のWebデザインだとしても、データを開くまでに時間がかかりすぎるとストレスを感じてしまいます。ポートフォリオは送る前にはデータ容量のチェックをしてみてください。

ポートフォリオのデータをまとめる

ポートフォリオを1つのファイルのまとめて送ることが多くありますが、カテゴリごとにフォルダ分けがされていない、さらに個別のデータとして20〜30つのWebデザイン・バナー画像をそのままファイルがゴソっと入って圧縮されて送られてくることがあります。
個別の画像データを一つずつチェックするのはとても時間がかかります。PDFにして一枚にまとめられていてきれいに整頓して送付するようにしましょう。

ポートフォリオのファイル名はわかりやすく

ファイル名やデータ名の付け方にも気を配ります。
採用担当者に送るデータには、わかりやすいファイル名をつけておきましょう。「ポートフォリオ」「職務経歴書」など内容だけでなく「ファイル内容」「氏名」をつけると、採用担当者が管理しやすくなります。

ファイル名に日本を入れるとWinとmacで文字化けをすることがあります。その場合はファイル名は半角英数記号を使うことをおすすめします。

ポートフォリオをメールで送る時の例文

ポートフォリオをWebデザイナー採用担当者に送る場合の例文をご紹介します。
就活メールの基本マナーと、この記事もそうですが、定型文や文例が多く出回っています。ですがこれは、採用担当者も承知の上であることを頭に入れてメールを構成する必要があります。

定型文を紹介しますが、まるまるコピーして名前のみを差し替えているようなメールでは、採用担当者もあなたを判断することは難しくなります。自分の言葉でアレンジして送りましょう。


一番に読みやすさを心掛けます。内容が長くなる場合は読みやすい読みやすいところで改行したり、1行〜2行空けて文面を工夫します。

件名：Webデザイナー応募の件／氏名

文面：

①　先方の宛名を書く
株式会社○○○○
採用ご担当者様

②　挨拶文
はじめまして。 ○○○○と申します。

③　簡単な自己紹介
〇〇〇〇で御社の求人情報を拝見し、
これまでのデザイナーとしての
経験を活かせるのではと思い、
Webデザイナーに応募したくご連絡を差し上げました。

④　要件
添付ファイルにて、
職務経歴書とポートフォリオを
お送りしております。
ご確認をよろしくお願いいたします。
・portfolio_name.pdf

⑤　自分の言葉を綴る
※このメールをみた採用担当者が、
あなたが会社に勤め始めた時の様子が
想像できるようアピールをいれてみてください。

⑥　結びの言葉
お忙しいところ恐れ入りますが、
面接の機会をいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

⑦　署名・連絡先
———————————–
氏名（場合によってはふりがなも）
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
———————————–

ポートフォリオをメール添付で送る時のチェックリスト・まとめ

就職活動がはじめての方、社会人経験していてWebデザイナーとして転職をしたい方など人によって色々ですが、採用担当者にとっては、ビジネスメールの基本マナーが押さえられた状態で届くのは「当たり前」であり基本中の基本です。せっかく頑張って作成したポートフォリオが好印象になるような就活メールになるようにしてくださいね。